Contrôle Urssaf : les documents obligatoires à produire ?

Chaque année, 5% des entreprises sont contrôlées par lUrssaf. Aléatoire, ce contrôle vérifie que lemployeur respecte ses obligations vis-à-vis de la Sécurité sociale. Environ 50% des contrôles mènent à un redressement. Ainsi, il est important de bien se préparer pour éviter les sanctions.

Publié par Michel Gistepi

Quand commencer à préparer les documents obligatoires ?

 

L'inspection en charge de venir auditer les entreprises est tenue de prévenir de son passage au minimum 15 jours avant le contrôle. L'entreprise est prévenue par lettre recommandée avec accusé de réception et elle n'est pas informée des raisons du contrôle Urssaf. À partir de la réception de ce courrier, le chef d'entreprise doit commencer à rassembler les documents nécessaires au bon déroulement du contrôle. Il est à noter que, lorsque le contrôle vise à relever une infraction de travail dissimulé, aucun courrier d'avis de contrôle n'est envoyé.

 

Les deux types de contrôles possibles

 

En fonction de la taille de l'entreprise, un contrôle Urssaf peut se dérouler soit sur place, soit sur pièces (pour les plus petites sociétés).

Le contrôle sur place indique qu'un inspecteur se déplace au siège de l'entreprise, ou éventuellement chez un conseil de l'entreprise, à l'instar d'un expert-comptable par exemple.

Le contrôle sur pièces signifie que l'employeur doit faire parvenir les documents obligatoires au contrôle Urssaf à l'organisme chargé du recouvrement qui s'occupera de les vérifier à distance.

 

Les documents obligatoires à fournir

 

Les documents obligatoires à présenter lors d'un contrôle Urssaf sont indiqués sur l'avis de contrôle. Ces documents sont de différentes natures :

 

-       Les documents comptables : il s'agit par exemple des bilans, des grands livres comptables et des justificatifs de notes de frais ou de détention de véhicules ;

-       Les documents fiscaux : ces documents peuvent également être obtenus de la part des services fiscaux et l'inspecteur pourra regrouper les documents que l'entreprise lui transmet avec ceux obtenus de tiers extérieurs. Il s'agit par exemple de la liasse fiscale ou de l'avis d'imposition ;

-       Les documents sociaux : ce sont les documents les plus importants pour le contrôleur. Il s'agit des bulletins de paie, des accords de participation et d'intéressement de la société, des déclarations de régularisation annuelle ou encore des contrats de travail et des pièces d'identité des salariés ;

-       Les documents juridiques : l'inspecteur pourra demander l'obtention des statuts juridiques de l'établissement, de l'extrait K-bis et des différents procès-verbaux d'assemblée générale.

 

Les conclusions d'un contrôle


À la fin du contrôle, la société recevra un document qui lui notifiera soit la bonne application de la législation, soit les observations à faire évoluer à l'avenir, soit les régularisations à opérer. Ces conclusions doivent être motivées par écrit et l'entreprise dispose d'un délai de 30 jours pour contester ou questionner le constat. Suite aux réponses écrites de l'inspecteur, la société peut ensuite être mise en demeure de régler les éventuelles cotisations et contributions sociales en retard.