Un changement majeur pour les déclarations sociales

L'objectif de la déclaration sociale nominative est de rendre les échanges entre entreprises et organismes sociaux plus simples, plus sûrs et plus fiables.

Avec la déclaration sociale nominative, les employeurs ont en effet l'obligation de transmettre la majorité de leurs déclarations de façon dématérialisée lors d'une seule et mêmetransmission mensuelle. La DSN permet également de signaler les événements concernant les salariés de l'entreprise, qu'il s'agisse d'une déclaration de maladie ou d'une attestation employeur pour Pôle emploi.

L'échange électronique des informations apporte également aux salariés l'avantage de voir leurs dossiers traités plus rapidement par les organismes sociaux comme l'Urssaf ou la MSA. Les informations sont ainsi mieux tenues à jour et les erreurs moins nombreuses.

La mise en place de la DSN

Le calendrier de déploiement de la DSN s'étale sur plusieurs années. Les entreprises ayant versé plus de 2 millions d'euros de cotisations sociales pour l'année 2013 ont déjà intégré dans leurs process de gestion l'obligation des déclarations sociales nominatives depuis avril 2015.

Un décret du 18 mai 2016 précise les prochaines phases de mise en place de la DSN, avec comme objectif une généralisation pour tous les employeurs dès le 1er janvier 2017. Ainsi, les fiches de paie du mois de juillet 2016 des entreprises concernées devront faire l'objet d'une DSN. Cela correspond à un envoi du 5 au 15 août 2016.

Cette étape intermédiaire du 1er juillet 2016 concerne les employeurs des régimes généraux et agricoles versant un total de contributions sociales de plus de50 000, sans faire appel à un tiers déclarant. Les tiers déclarants, comme les experts-comptables, dont les cotisations socialesglobales sont supérieures à 10 millionsd'euros doivent également se conformer à l'obligation de DSN pour la paie de juillet 2016, sous peine de pénalités applicables.

Les entreprises ayant recours à des offres de service de simplification comme le titre emploi-service entreprise ou le chèque emploi associatif ne sont pas concernées par cette étape intermédiaire.

En cas de manquement à cette obligation, des pénalités sont applicables.

Les étapes à suivre pour la déclaration sociale nominative

Pour être en conformité avec les organismes sociaux, les entreprises doivent commencer par s'inscrire comme déclarant sur net-entreprises.fr. Une fois enregistré pour la DSN, il est indispensable de vérifier la conformité des informations répertoriées sur le portail officiel, comme les numéros d'inscription au répertoire de chaque salarié ou le SIRET de l'entreprise.

Les logiciels de paie et de gestion des ressources humaines des entreprises ou de leur tiers déclarant doivent également être compatibles avec la norme Néodes qui permet les échanges électroniques des DSN. C'est le cas de l'intégralité des logiciels mis sur le marché récemment.

Après avoir contrôlé les informations, l'employeur peut transmettre son premier envoi de DSN, soit par dépôt de fichier lorsqu'il s'agit d'une PME, soit par transmission automatisée pour les plus grandes entreprises.

Pour accompagner les déclarations sociales nominatives des employeurs, les organismes sociaux mettent à leur disposition des guides explicatifs et des fiches spécifiques.