Formalités pour l'embauche d'un salarié ?
Lorsquune entreprise souhaite recruter un salarié, de nombreuses formalités doivent être accomplies pour rendre cette embauche effective. De la DPAE à la visite médicale, le recrutement passe par plusieurs étapes obligatoires. Tour dhorizon dans cet article.
Publié par Michel Gistepi
Qu'est-ce que la DPAE ?
La déclaration préalable à l'embauche (DPAE) est une formalité administrative obligatoire qui simplifie les démarches de l'employeur. Elle doit indiquer les informations suivantes :
- La dénomination sociale, le nom, le prénom et l'adresse de l'employeur ;
- Le code APE de la société ;
- Son numéro SIREN ;
- Les coordonnées du service de santé au travail dont l'employeur dépend, s'il relève du régime général de la Sécurité sociale ;
- Les nom, prénom, date et lieu de naissance, adresse, numéro de Sécurité sociale de l'employé ;
- La date et l'heure d'embauche ;
- La nature et la durée du contrat pour tout contrat supérieur à 6 mois.
La DPAE permet ainsi d'effectuer en même temps les demandes d'affiliation au régime d'assurance chômage, et d'adhésion à un service médical du travail pour l'immatriculation de l'employé et de l'employeur à la Sécurité sociale.
Concrètement, la DPAE doit être faite au plus tôt 8 jours avant l'embauche auprès de l'Urssaf ou de la Caisse de mutualité sociale agricole (MSA), soit par voie électronique, soit en remplissant un formulaire délivré par l'Urssaf et à envoyer par télécopie ou voie postale. Une copie doit systématiquement être remise au salarié.
Quelles sont les autres obligations à remplir ?
Il existe d'autres formalités administratives à remplir pour l'employeur au moment de l'embauche :
- L'employeur doit se charger de l'affiliation du salarié auprès des institutions de retraite complémentaire obligatoire. Celles-ci peuvent relever de l'ARRCO ou bien de l'AGIRC si le salarié est cadre.
- L'employeur doit inscrire le nouveau salarié dans le registre unique du personnel, document dans lequel sont indiquées les informations (nom, prénom, adresse, date de naissance, emploi, qualification) de chaque salarié.
- L'employeur doit organiser la visite médicale d'embauche, à réaliser avant la fin de la période d'essai du salarié, via la DPAE.
Comment bénéficier de l'aide à la première embauche ?
Si l'entreprise effectue sa toute première embauche, il est possible de bénéficier de l'aide à la première embauche sous certaines conditions. Cette mesure ne s'adresse pas aux particuliers employeurs ou aux sociétés appartenant à des grands groupes. Elle concerne la première embauche d'un salarié en CDI ou en CDD de plus de 6 mois et s'élève à 4 000 au maximum sur 2 ans, versés à échéance trimestrielle. Pour en bénéficier, il faut remplir dans les 6 mois suivant la signature du contrat un formulaire en ligne et adresser une attestation de présence du salarié auprès de l'Agence de services et de paiement (ASP).
Bon à savoir
Les petites entreprises de moins de 20 salariés voient leurs formalités d'embauche largement réduites. Au lieu de la DPAE, ces dernières peuvent utiliser le TESE (titre emploi-service entreprise) pour remplir les obligations sociales liées à une embauche.